Delodajalci lahko po novem refundacijske zahtevke za nadomestila plač zaradi začasne zadržanosti od dela v breme obveznega zdravstvenega zavarovanja oddajajo elektronsko, preko državnega informacijskega sistema e-Vem.
Elektronsko vlaganje refundacijskih zahtevkov je od 1. oktobra letos za delodajalce prostovoljno. Ministrstvo za javno upravo ter Zavod za zdravstveno zavarovanje tako delodajalcem priporočta, da elektronski način vlaganja refundacijskih zahtevkov začnejo uporabljati takoj, saj jim ta omogoča lažje, enostavnejše pa tudi venejše poslovanje z ZZZS. Delodajalci so zahtevke doslej vlčagali v papirni obliki po navadni pošti.
Prek sistema e-VEM- a je zaenkrat omogočeno vlaganje refundacijskih zahtevkov – torej zahtevkov za izplačilo nadomestila za zaposlene pri delodajalcu, ne pa tudi za samostojne zavezance same. To pomeni, da lahko samostojni podjetnik vloži refundacijski zahtevek le za svoje zaposlene delavce, če pa je bil samostojni podjetnik sam v bolniškem staležu, pa bo moral enako kot do sedaj poslati na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije ( ZZZS) obrazec "bolniški list", ki ga na hrbtni strani izpolni Finančna uprava RS.
Refundacijski zahtevki se vlagajo prek spletnega portala e-VEM, torej z neposrednim vnosom
podatkov prek aplikacije, ki jo uporabniki pridobijo na spletni strani e-VEM, ali pa preko spletnega
vmesnika, ki omogoča zapis podatkov iz uporabnikovega sistema plač na "Zahtevek za refundacijo" in njegovo elektronsko pošiljanje prek sistema e-VEM na ZZZS.
Na fizično dostopnih e-Vem točkah se zahtevki ne oddajajo. Uporabnik za uporabo sistema e-VEM potrebuje računalnik s podprtim internetnim brskalnikom, dostop do interneta, digitalno potrdilo, optični čitalec ter pooblastilo za vlaganje refundacijskega zahtevka.
Za vlaganje refundacijskega zahtevka prek portala e-VEM se mora uporabnik prijaviti na spletni portal. Nato uporabnik izbere poslovni subjekt, za katerega bo opravil postopek vlaganja refundacijskegazahtevka in izbere postopek "Nadomestilo plač". Pred pričetkom izpolnjevanja refundacijskega zahtevka se izpiše seznam zahtevkov za izbrano obdobje. Uporabnik lahko pregleduje vložene zahtevke za refundacijo ter podrobnosti zahtevka in obračunov.
Ko uporabnik izbere akcijo "Nov zahtevek", se podatki o delodajalcu samodejno prenesejo v sistem in uporabnik lahko prične vnos zahtevka. Po vnosu glavnih podatkov zahtevka lahko prične vnos obračunov. Podatki, ki jih je potrebno vnesti v obračun preko aplikacije e-VEM, so podobni, kot jih mora sedaj izpolniti delodajalec v pripomočku, ki je za lažji izračun bruto nadomestila na voljo na spletni strani ZZZS. Obračunu je potrebno priložiti tudi ustrezne priloge (npr. obrazec »bolniški list«), na koncu pa je vlogo potrebno elektronsko podpisati.
Elektronsko vlaganje refundacijskih zahtevkov prek sistema e-VEM prinaša delodajalcem in
javnemu sektorju naslednje prednosti:
- omogoča elektronski vnos zahtevkain pripadajočih obračunov preko spletnega obrazca portala e-VEM. S tem se za manjše delodajalce, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo enostavnejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot za komunikacijo z upravnim organom (ZZZS) v okviru storitev e-VEM za podjetja in podjetnike.
- spletni vmesnik omogoča tudi uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij delodajalca. S to funkcionalnostjo je zagotovljena ključna korist za velike delodajalce, saj bo odpadla potreba po večkratnem ročnem vnosu podatkov.
- omogoča preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in informativni izračun nadomestila za posamezen obračun. S to funkcionalnostjo se omogoči delodajalcu, da ob vnosu podatkov s pomočjo formalnih in logičnih kontrol čim bolj zmanjša možnost napak pri vnosu. Prav tako pa se zmanjšajo napake na strani ZZZS, saj ni potrebno ročno vnašanje podatkov v interno aplikacijo ZZZS.
- omogoča pregledovanje vloženih zahtevkov. Delodajalec, ki je vložil refundacijski zahtevek,lahko kadar koli sam preveri, v kakšnem statusu je zahtevek in za katere obračune je bilo izvedeno plačilo. Posledično bo manjša potreba po dajanju informacij s strani ZZZS.Z novo elektronsko storitvijo delodajalcem zagotavljamo brezpapirno poslovanje, hitrejše postopke, avtomatske kontrole in zmanjšanje števila administrativnih napak, s tem pa tudi nižje stroške poslovanja.
