V okviru inšpekcijskega postopka je informacijski pooblaščenec (IP) pri enem izmed delodajalcev ugotovil uporabo tehničnega sredstva za izvajanje prikritega nadzora nad zaposlenimi. Na eni izmed službenih naprav so našli podatke, ki so nastali pri spremljanju dejavnosti zaposlenih. Med drugim so našli posnetke zaslona in zvočne posnetke pogovorov. 

"V postopku je bilo ugotovljeno, da je delodajalec na računalnike nekaterih zaposlenih namestil programsko opremo Spyrix Employee Monitoring, ki je več mesecev sistematično beležila vse aktivnosti, ki so jih zaposleni izvajali na službenih računalnikih, s čimer je delodajalec pridobil popoln vpogled v izvajanje delovnih aktivnosti zaposlenih in njihovo zasebno življenje, vključno z vsebino komunikacije zaposlenih preko zasebne elektronske pošte in popolnoma zasebnih pogovorov. Zaposleni o tem niso bili obveščeni," so pojasnili pri informacijskem pooblaščencu.

V postopku je bilo ugotovljeno, da delodajalec za tovrstno ravnanje ni izpolnjeval nobenega pogoja za zakonito obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. S tem je kršil temeljno načelo obdelave osebnih podatkov, tj. načelo zakonitosti. Delodajalcu so zaradi ugotovljenih kršitev izrekli globo v višini 71.474 evrov, odgovorni osebi pa globo v višini 4.000 evrov.

Foto: Profimedia Moderna večja pisarna polna ljudi

Nadzor mora biti nujen, sorazmeren in pregleden

Informacijski pooblaščenec opozarja, da gre pri nadzoru zaposlenih za eno najobčutljivejših področij obdelave osebnih podatkov. "Zakonodaja zahteva, da je vsak nadzor zakonit, nujen, sorazmeren in pregleden. Prikriti nadzor, ki vključuje beleženje dejavnosti, zajem zaslona ali snemanje zvoka, je dopusten le v izjemnih okoliščinah in nikoli brez predhodnega jasnega obvestila zaposlenim. Delodajalec mora za vsako obdelavo osebnih podatkov izkazati ustrezno pravno podlago ter spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov," so razložili. 

Delodajalec mora za zakonito in pregledno obdelavo osebnih podatkov na delovnem mestu zagotoviti jasne interne postopke, ustrezno pravno podlago ter pravočasno in nedvoumno obveščanje zaposlenih o vseh oblikah nadzora. Nadzor se lahko izvaja le v obsegu, ki je nujen za dosego zakonitega cilja. Nikoli se nadzor ne sme izvajati na prikrit način ali na način, ki nesorazmerno posega v zasebnost zaposlenih. 

Delodajalcem so lahko v pomoč Smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki pojasnjujejo dopustnost nadzora nad delovnimi sredstvi, obveznost vnaprejšnje seznanitve zaposlenih ter omejitve pri uporabi tehničnih rešitev. Na voljo so tudi smernice glede izvajanja videonadzora, ki podajajo jasne usmeritve glede zakonitosti in transparentnosti izvajanja videonadzora znotraj delovnih prostorov. 

Foto: Profimedia pisarna delavci v pisarni računalniki

Ključne usmeritve iz smernic Informacijskega pooblaščenca

Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih: 
• obdelava osebnih podatkov zaposlenih mora biti omejena na tisto, kar je nujno za izvajanje delovnega razmerja, 
• delodajalec mora zagotoviti sorazmernost ukrepov in spoštovanje načela najmanjšega obsega podatkov, 
• nadzor nad delovnimi sredstvi mora biti zaposlenim vnaprej jasno predstavljen, 
• izvajanje prikritega nadzora ni dopustno, saj morajo biti zaposleni o nadzoru vnaprej obveščeni, 
• privolitev delavca v obdelavo podatkov je dopustna le izjemoma in le, če je resnično prostovoljna.

Smernice glede izvajanja videonadzora: 
• videonadzor mora imeti jasen, zakonit in izrecno opredeljen namen, 
• zaposleni morajo biti o videonadzoru ustrezno obveščeni, 
• snemanje zvoka praviloma ni dopustno, 
• dostop do posnetkov mora biti strogo omejen in ustrezno zavarovan, 
• videonadzora ni dovoljeno izvajati v prostorih, v katerih posameznik utemeljeno pričakuje višjo stopnjo zasebnosti. 

dezurni@styria-media.si