Najprej se osredotočimo na davčne blagajne. Davčna blagajna služi davčnemu potrjevanju računov. V Sloveniji je postala zakonsko obvezna od leta 2016, sledili sta dve leti prehodnega obdobja.
Potrebujejo jo vsi podjetniki, ki so vključeni v sistem davčnega potrjevanja računov oziroma preprosteje, tisti, ki poslujejo gotovinsko. Med te primere štejemo tudi tiste podjetnike, ki vodijo poslovne knjige in evidence, poslujejo s kartičnim poslovanjem in plačilom po povzetju. Medtem pa se plačilo preko storitve Paypal ne šteje med gotovinska. Namreč, FURS pravi, da pri plačilu računa z nakazilom na transakcijski račun, odprt pri ponudniku plačilnih storitev, računa ni treba potrditi pri FURS-u.
Druga možnost davčnega potrjevanja računov pa je uporaba vezane knjige računov, pri čemer račune pišete ročno. Ta je smiselna, če izdate mesečno zelo malo računov. Vezana knjiga zahteva več birokratskega dela, saj je potrebno račune iz vezane knjige ročno potrditi še pri FURS-u.
Gotovinski računi so vsi tisti računi, ki so delno ali v celoti plačani z gotovino, s kreditnimi ali z debetnimi karticami, s plačilom po povzetju, poštno nakaznico, boni in kuponi, čeki in s kriptovalutami. Davčna blagajna je obvezna tudi, če izdate zgolj nekaj računov na leto. Ni pa potrebna za kmete, gozdarje in čebelarje, ki prodajajo izdelke iz lastne osnovne dejavnosti.
Davčna blagajna omogoča FURS-u, da v realnem času ob izdaji računa prejme informacijo o izdanem računu. Prejete podatke o trenutno izdanih računih davčna blagajna potrdi in shrani, od FURS-a pa prejme verifikacijsko kodo, ki se v obliki QR kode izpiše na izpisanem računu, ki ga prodajalec predloži kupcu.
Kaj pa imate vi kot podjetnik od tega? Če izberete pravo davčno blagajno, vam bo ta olajšala izdajanje in potrjevanje računov ter omogočila celosten pregled na poslom, ne glede na to, kje ste.
Mobilna blagajna pa je davčna blagajna, ki si jo v obliki mobilne aplikacije prenesemo na telefon ali tablični računalnik. Ta različica velja za najbolj razširjeno rešitev v modernem poslovanju, saj je uporaba prenosnih napravic lahka, poleg tega pa so ugodne tudi za majhna podjetja.
Kako deluje davčna blagajna?
Davčna blagajna deluje z nameščenim namenskim digitalnim potrdilom, ki je brezplačno. Uporablja se za izmenjavo podatkov o računih in poslovnih prostorih, ki mora biti registrirano pri FURS-u še pred prvim potrjevanjem računov.
Za pravilno delovanje mora biti davčna blagajna popolnoma v skladu z zakonom – potreben je čas izdaje računa, oznaka fizične osebe, ki je izdala račun, enkratna identifikacijska oznaka računa EOR, zaščitna oznaka izdajatelja računa ZOI v tekstovni obliki in v obliki QR kode, zakonsko predpisana oblika številke računa, ki je sestavljena iz 3 sklepov: oznake prostora, oznake elektronske naprave in zaporedne številke.
Mobilna blagajna, ki deluje kjerkoli
Ker pa je med podjetniki precej tudi takšnih, ki občasno izdajajo račune za gotovino ter tisti, ki dnevno nimajo veliko gotovinskih računov iz vezane knjige računov, je na voljo tudi možnost, ki se lahko uporablja na vsakem koraku, tudi kjer internetne povezave ni – mobilna blagajna.
Mobilna blagajna, ki se ji reče tudi prenosna davčna blagajna, je še posebej dobra rešitev za trgovine, gostinske obrate, v storitveni dejavnosti, kot so frizerski saloni, kozmetični saloni in cvetličarne. Blagajno lahko uporablja le en uporabnik naenkrat, a prednost je v tem, da je lahko v blagajni prijavljenih več uporabnikov. Mobilna davčna blagajna se priporoča predvsem manjšim in srednje velikim podjetjem, ki velik del svojega poslovanja opravljajo na terenu ali pa vodijo manjše storitvene dejavnosti.
Lahko bi rekli, da je mobilna blagajna to, kar potrebuje vsak podjetnik, saj deluje na vsaki napravici, pa naj gre za računalnik, ki deluje na Windows okolju, ali telefonu in tabličnem računalniku, ki ju poganja operacijski sistem Android ali iOS. Vse, kar potrebuje podjetnik za davčno potrjevanje računov, je interneta povezava s FURS-om (pa še to ni nujno, bomo videli v nadaljevanju) in elektronska naprava. Računi, ki so izdani iz vezane knjige računov, morajo biti z mobilno blagajno potrjeni najpozneje v 10 dneh od izdaje.
Mobilna blagajna omogoča poslovanje vsakomur, kot tudi prodajanje pod svojim imenom. Omogoča tudi sledenje posameznim transakcijam, skrajšan čas plačila, vodenje točne evidence, zagotavlja pa tudi varnost, saj omogoča vstop samo pooblaščenim osebam.
Kaj pa, ko mobilna blagajna ne deluje? Če pride do nedelovanja elektronske naprave za izdajo računov, je zavezanec dolžan izdati račune pri gotovinskem poslovanju iz vezane knjige računov. Za nedelovanje elektronske naprave za izdajo računov se šteje nedelovanje, ki je lahko posledica okvare programske ali strojne opreme ali izpada električne energije. K sreči pa mobilna blagajna omogoča tudi izdajanje računov brez internetne povezave, saj je možna fiskalizacija še 48 ur po izdaji računa kupcu.
Pred izbiro razmislite, kaj potrebujete
Podjetniki imajo pogosto pomisleke pred uvedbo mobilne blagajne, ali jim bo le-ta nudila vse, kar potrebujejo. Strah je odveč, prenosna davčna blagajna omogoča vse od upravljanja gumbov z izdelki oziroma storitvami, preimenovanja, spreminjanja cen, dodajanja novih poslovnih partnrjev ter pošiljanja računov po elektronski pošti, podpisovanja računov in izpisa potrdila o nakupu.
Mobilna blagajna ne prinaša dodatnih stroškov, je pa potrebno pred uporabo pridobiti namensko digitalno potrdilo. Na trgu je kar nekaj ponudnikov, se pa njihova ponudba precej razlikuje. Priporočamo, da imate pri izboru v mislih takšno, ki vključuje tudi program za vodenje podjetja, ki omogoča vodenje zalog, pregled nad naročili, izdanimi računi in ostalimi procesi. Takšna je mobilna blagajna Shopsy, ki omogoča hitro vzpostavitev, prodajne rezultate pa lahko spremljate z le nekaj kliki. Obenem pa vam tudi omogoča koledar za načrtovanje zasedenosti, rezervacije, opombe, odsotnosti, izdelavo računa za znane in maloprodajne kupce ter uporabo več računov hkrati.
Zakaj sploh davčne blagajne?
Davčna blagajna pomaga pri zmanjševanju obsega sive ekonomije, učinkovitejšem pobiranju obveznih dajatev, odpravi dela na črno in utaji davkov, povečanju javnofinančnih prihodkov, večji zaščiti potrošnikov in pravičnejši porazdelitvi davčnega bremena med zavezanci.
Prednosti, ki jih prinaša davčna blagajna, so se pokazale zelo hitro. Že v prvih devetih mesecih od uvedbe se je celoten promet uporabnikov davčnih blagajn, ki so zavezanci za DDV, povečal za 6,5 odstotka. Povečal pa se niso samo prijavljeni promet, temveč tudi število vplačil DDV in število prijav fizična oseb v zavarovanje.