Vodenje sestankov je izjemno pomembno opravilo, ki poleg organizacijskih in retoričnih sposobnosti zahteva tudi izpolnitev nekaterih postavk. Preberite, katerih!
Glavna naloga vodje je priprava ustreznega vabila. V njem morajo biti opredeljeni namen sestanka (odločanje o nekem vprašanju, predstavitev novosti, reševanje problema, itd.); točke dnevnega reda s predvidenim časovnim okvirjem za razpravo o njej in udeleženci, ki bodo prisostvovali pri določenih točkah ali na celem sestanku. Vabilu naj bo priloženo še gradivo, ki pa naj ne bo predolgo.
Organizacija sestanka
Vodja mora premisliti, kateri dan in ura sta najbolj primerna za sklic sestanka; ob tem je potrebno upoštevati naravo dela (npr. večinoma delo na terenu) in navade zaposlenih v podjetju - petki popoldan ali ponedeljki zjutraj običajno niso najbolj primerni, saj ljudje prej odhajajo iz službe oziroma prihajajo malo kasneje (v primeru premakljivega delovnega časa). Poleg tega je potrebno določiti v katerem prostoru bo sestanek potekal in koliko časa bo predvidoma trajal. Priporočljivo je premisliti tudi o sedežnem redu udeležencev na sestanku, saj je tudi od tega precej odvisno kako bo tekla komunikacija (npr. najlažje se komunicira z osebo, ki sedi nasproti, najtežje pa z osebo, ki sedi poleg vas).
Na sestanku
Začnite točno! Na začetku najprej predstavite udeležence sestanka, če se med seboj ne poznajo. Določite osebo, ki bo pisala zapisnik. Na kratko razložite namen sestanka, točke dnevnega reda in cilje, ki jih zasledujete, povejte še za kdaj je predviden konec sestanka. Pri razpravljanju se držite dnevnega reda, usmerjajte razpravo, spodbujajte udeležence k podajanju svojega mnenja. Na koncu vsake točke povzemite dogovor in oblikujte sklep – po potrebi ga narekujte osebi, ki piše zapisnik.
