Sestanek je dostikrat edina priložnost, ko ekipa resnično obstaja in dela skupaj. Dobra priprava na sestanek je zato ključnega pomena za njegovo uspešno izvedbo.
- Sestanek na preprost način določa skupino – tisti, ki so tam, spadajo k skupini, drugi ne.
- Na sestanku se ustvarja "družbeno" znanje, saj prihaja do izmenjave informacij, do podajanja znanj, izmenjave idej in predlogov. Tako se povečuje informiranost cele delovne skupine, povečuje se znanje cele ekipe in se spodbuja ustvarjalnost.
- Oblikujejo se nekatera nenapisana družbena pravila skupine. Lahko rečemo tudi, da se tam oblikujejo neke vrste običaji ali navade podjetja (na primer točno prihajanje v službo, poslovno oblačenje, sedežni red na sestankih).
- Utrjujejo se vloge posameznikov (zlasti neformalne) – na primer nekdo bo vedno vodil sestanek in spet drugi bo venomer povzemal in zapisoval sklepe. Sčasoma bodo ljudje tovrstno vedenje že vnaprej pričakovali.
- Na sestanku vsak posameznik lahko uvidi skupni cilj in tudi to, kako bi lahko k njemu prispeval. Vsak čuti pripadnost skupini oziroma neke vrste kolektivno odgovornost (na primer za izpeljavo nekega projekta).
- Vsi prisotni na sestanku se čutijo dolžni izvesti sprejete odločitve. Sami so namreč sodelovali pri njihovem oblikovanju in zato se čutijo še bolj zavezane k njihovi izpolnitvi.
- Odločitve skupine imajo večjo moč in večjo avtoriteto kot odločitve posameznika in so zato tudi bolj sprejemljive. Posameznik tako nima občutka, da je nekdo izrabil svoj položaj in izsilil odločitev.
- Sestanek je dostikrat edina priložnost, ko ekipa resnično obstaja in dela skupaj.
Pomanjkljivosti sestanka:
- Na sestanku obstaja velika verjetnost, da močnejši (tu lahko govorimo o strokovni, formalni, osebni moči ali pa vseh skupaj) vplivajo na odločitve skupine. Takšni udeleženci so namreč glasnejši in venomer v ospredju. Običajno na sestankih dejavno sodelujejo in izražajo svoje mnenje, govorijo in prepričujejo druge, kar lahko privede do posledičnega vplivanja na preostale udeležence in na njihovo mišljenje in odločanje.
- Na sestankih, na katerih je več udeležencev, je več možnosti za odmik od zastavljenih ciljev – hitreje namreč izgubimo rdečo nit. Na primer: če kdo zaide na vsem ljubo temo (na primer počitnice ali prazniki), jih je težje spet spraviti na tire konstruktivnosti.
- Ker je na sestankih navadno več ljudi, obstaja večja možnost, da pride do zavlačevanja, do upada koncentracije in tudi do sporov. Vodja bi lahko oziroma bi moral vnaprej predvideti težave, se vnaprej pripraviti in tudi delovati vnaprej – na primer se že pred sestankom pomeniti z določenim "problematičnim" posameznikom ali določiti sedežni red.
