Delo od doma je na področjih, kjer je to mogoče, postalo široko sprejet in priljubljen način delovne ureditve. Nujnost, ki nam jo je prineslo obdobje pandemije covida-19, se je izkazala za učinkovito preoblikovanje dela, ki po raziskavah pozitivno vpliva na počutje zaposlenih, kot tudi njihovo produktivnost in zavzetost, kar ima nenazadnje pozitivne učinke na uspeh podjetij.
Najnovejša Gallupova raziskava, ki preučuje stanje na delovnih mestih po vsem svetu, je odkrila, da so osebe, ki nenehno delajo od doma, najbolj verjetno angažirane pri delu (31 %) v primerjavi s 23 % hibridnih delavcev, med katere sodijo tisti, ki občasno delajo od doma, občasno pa na delovnem mestu. Delavci, ki celotno delo opravijo od doma, pa so v primerjavi s tistimi, ki del službenih obveznosti izvajajo na lokaciji podjetja, za 5 % manj zadovoljni z življenjem, a za 12 % bolj od tistih, katerim delodajalci dela od doma ne omogočajo. Na U.S. Career Institute so ugotovili, da 93 % vprašanih poroča, da ima delo na daljavo pozitivne učinke na njihovo mentalno zdravje, 90 % pa opaža tudi izboljšanje fizičnega zdravja. Gartnerjeva raziskava iz leta 2023 navaja, da podjetja, ki načrtno omogočajo svojim zaposlenim fleksibilne oblike dela, beležijo 40 % višjo produktivnost.
Hibridnemu delu naklonjeni tudi v javnem sektorju
Hibridno delo pri nas na redni bazi ne omogočajo le podjetja v zasebnem sektorju, ampak tudi javna uprava. Leta 2022 je Vlada sprejela Usmeritve za hibridni način dela v državni upravi, v katerih so zapisali, da priporočajo hibridni način dela na način, kot ga za svoje zaposlene uvaja tudi Evropska komisija, in sicer da se delovni teden glede na možnosti delovnega procesa v organu izvede po modelu 1 + 2 + 2, kar pomeni da:
- 1 dan javni uslužbenec dela na domu,
- 2 dni dela v prostorih delodajalca,
- 2 dni opravlja delo na domu ali v prostorih delodajalca v sprotnem dogovoru z neposredno nadrejenim glede na potrebe delovnega procesa.
Na Ministrstvu za javno upravo smo preverili, kako to pri njih poteka v praksi. Vanja Režonja Utenkar, vodja Službe za odnose z javnostmi, je za Žurnal24 potrdila, da smernice še vedno držijo, da pa imajo različni organi in resorji možnost ureditve dela skladno z internimi akti. Delo od doma je manj zaželeno pri osebah na vodilnih položajih, ostali pa se glede tega usklajujejo z nadrejenimi glede na potrebe dela.
Dr. Gleb Tsipursky: "Usposabljanje v komunikaciji pri delu na daljavo je ključnega pomena za hibridno delo."
Urška (priimek poznan uredništvu, op. a.) iz javne uprave je za Žurnal24 podelila svojo izkušnjo z delom od doma: "Zame je največja prednost dela na domu možnost boljšega usklajevanja poklicnega in zasebnega življenja, saj na dnevni ravni pomeni časovni prihranek v obsegu več ur, ki bi jih sicer porabila za prevoz na delo in nazaj. Prav tako marsikatero delovno nalogo lažje opravim na domu (kot so spletni sestanki, poročila ipd.), saj imam celo 'pisarno' samo zase. Negativnih plati dela na domu ne opažam, saj imamo na organu, kjer sem zaposlena, slednje dobro urejeno. Negativne učinke dela na domu smo lahko izkusili v obdobju pandemije COVID-19, ko smo po več tednov (nekateri celo mesecev) delali izključno na domu. V tem primeru pa je vsaj zame zmanjkal socialni vidik dela, povezanost s sodelavci in v timu, pogovor ipd. Tako meni najbolj ustreza t.i. hibridni način dela - se pravi, da del tedna delaš na domu, kakšen dan pa tudi na sedežu."
Gallup: le 20 % vprašanih, ki delajo od doma, je odgovorilo, da so v preteklem tednu prejeli smiselne povratne informacije.
Največja težava je komunikacija
Na spletnem mestu Notta so letos objavili zbirko statistik, vezanih na komunikacijo na delovnem mestu. Zapisali so, da naj bi učinkovita komunikacija prispevala k 71-odstotnemu povečanju produktivnosti med vodji v poslovnem svetu, 82 % zaposlenih pa meni, da delo od doma bistveno poveča potrebo po urjenju v veščinah dobre komunikacije.
Grammarly je objavil, da naj bi skriti stroški slabe komunikacije ZDA letno stali 1,2 trilijona ameriških dolarjev, kar predstavlja 12.506 dolarjev ali 10.752 EUR na zaposlenega.
Na spletnem mestu Remote.com so zapisali, da je 41 % zaposlenih, ki so iz dela v pisarni prešli na delo od doma, komunikacijo uvrstilo med najpomembnejše izzive, s katerimi so se soočili.
"V pisarni lahko sodelavca mimogrede pocukamo za rokav in preverimo, kaj je želel sporočiti z nejasnim sporočilom"
Erik Babič iz Skupine Primera je psiholog, ki razvija kariero na področjih kadrovske psihologije in izobraževanja. Zastavili smo mu nekaj vprašanj o tem, kako vidi komunikacijo pri delu od doma, kaj so največje težave, kako nagovoriti izzive in se čim bolj učinkovito organizirati na tem področju.
Raziskave kažejo, da je pri hibridnem delu komunikacija še bolj pomembna, obenem je izzivov na tem področju še več. Kako gledate na to?
Raziskave potrjujejo tisto, kar mnogi že občutijo v praksi: komunikacija je v hibridnem okolju še pomembnejša kot v pisarni. V pisarni se veliko komunikacije zgodi mimogrede, na hodniku, ob kavi ali z vprašanjem čez mizo. Takšni spontani stiki pogosto razjasnijo dvome, še preden postanejo težava. Pri hibridnem delu je teh trenutkov manj, zato informacije krožijo počasneje, povečajo se možnosti za nesporazume, napačne interpretacije in tihi zdrsi v zamude. Brez neposrednega stika je tudi neverbalna komunikacija okrnjena, pogrešamo ton glasu, mimiko, drobne odzive, ki v živo pogosto povedo več kot besede.
Poleg tega hibridno delo poteka prek različnih kanalov, e-pošte, klepetalnikov, videoklicev ipd. in vsak kanal ima svoja pravila. V takem okolju postane jasno, strukturirano in premišljeno komuniciranje še pomembnejše kot v pisarni. Zato hibridni način dela zahteva nove navade, višjo raven jasnosti in kulturo, v kateri je komunikacija skupna odgovornost.
Kje vidite največje komunikacijske izzive pri delu od doma? Ste lahko čim bolj konkretni?
Veliko komunikacijskih izzivov, ki jih poznamo iz klasičnega delovnega okolja, se pri hibridnem delu ohranja, a jih je težje pravočasno razrešiti. V pisarni lahko sodelavca mimogrede pocukamo za rokav in preverimo, kaj je želel sporočiti z nejasnim sporočilom (npr. poslan e-mail z več prejemniki, več priponkami in sporočilom: Prosim uredite do torka), pri delu na daljavo pa takšna sporočila pogosto vodijo v zmedo, podvajanje nalog ali pa se naloge sploh ne izvedejo. Največ težav povzroča pomanjkanje konteksta in nejasna pričakovanja: kdo je za kaj odgovoren, kdaj je nekdo dosegljiv, kaj je res nujno in kje je meja med informacijo in nalogo.
Izzive dodatno poglablja zmanjšana količina neverbalne komunikacije. Brez pogleda, tona glasu ali geste, ki bi pojasnila namen, je marsikatero sporočilo mogoče razumeti napačno. To se še posebej vidi pri občutljivih temah, kot so povratne informacije ali reševanje konfliktov. Težave pa nastajajo tudi zaradi asinhronosti: e-pošta in klepetalniki redko zagotavljajo takojšen odziv, kar upočasni pretok informacij in odločanje. V organizacijah, kjer nimajo jasno dogovorjenih kanalov za nujne zadeve (denimo telefonski klic), lahko to vodi v resne zastoje.
Raziskave potrjujejo tisto, kar mnogi že občutijo v praksi: komunikacija je v hibridnem okolju še pomembnejša kot v pisarni.
Hkrati se spreminja tudi dinamika povezovanja. Pri delu na daljavo se večinoma oglašamo takrat, ko nekaj potrebujemo. Posledično pada občutek pripadnosti. Sodelavec, ki je manj vešč digitalnih orodij, se lahko hitro počuti izključenega. Drugi, ki dela iz domačega okolja, pa manj vključenega v ekipo, saj mu manjkajo vsakodnevni neformalni stiki, izmenjave izkušenj in spontan občutek, da "smo v tem skupaj". Če ni zavestnega truda za ohranjanje odprte, strukturirane in vključujoče komunikacije, lahko to dolgoročno vpliva ne le na učinkovitost, temveč tudi na kulturo podjetja in zaupanje med sodelavci.
Ali lahko podate kakšen konkreten primer - kako nastanejo težave zaradi neučinkovite komunikacije? Kaj neučinkovita komunikacija pomeni za proces dela, stroške, produktivnost in počutje zaposlenih?
Dober primer je, ko je projektna naloga poslana ekipi samo prek elektronske pošte, pri čemer ni jasno določeno, kdo je za kaj odgovoren, rok izvedbe ni konkretiziran, vodja pa ne priskrbi dodatnih pojasnil na video sestanku. Člani ekipe različno tolmačijo navodila, pride do podvajanja dela, nekatere naloge ostanejo neizvedene, projekt pa se ne zaključi pravočasno.
- Preberite tudi Mariborski zdravniki pod drobnogledom zaradi "dela od doma"
Slab prenos informacij, nenatančna navodila in redke povratne informacije upočasnjujejo odločanje, povzročajo napake, podvajanje nalog ter zmedo glede prioritet in odgovornosti. To pomeni več porabljenega časa in energije za odpravljanje posledic, kar poveča stroške, zmanjša produktivnost ter zniža kakovost rezultatov. Dolgotrajna slaba komunikacija pa vpliva tudi na počutje zaposlenih. Vodi v frustracijo, manjšo angažiranost, slabše odnose in večjo fluktuacijo, kar ogroža delovno klimo in dolgoročno konkurenčnost podjetja.
Brez neposrednega stika je tudi neverbalna komunikacija okrnjena, pogrešamo ton glasu, mimiko, drobne odzive, ki v živo pogosto povedo več kot besede.
Hibridno delo v Sloveniji je v porastu - se vam zdijo slovenska podjetja pripravljena na prilagoditve v komunikacije, ki jih zahteva delo na daljavo?
Hibridno delo v Sloveniji je res v porastu, so pa nekatera podjetja, ki so v pandemiji in kmalu po, dovoljevala delo od doma, začela vračati zaposlene v pisarne. Vsekakor se je pa fleksibilnost lokacije dela obdržala kot dobra praksa delodajalcev.
Glede pripravljenosti pa je slika mešana. Nekatera podjetja so že razvila jasne komunikacijske politike in vlagajo v digitalna orodja ter usposabljanja zaposlenih. Druga pa še vedno mislijo, da bo preprosta uporaba videoklicev zadostovala za učinkovito sodelovanje. Ključni izziv je v spremembi miselnosti vodij, ki morajo razumeti, da hibridni model zahteva novo kulturo vodenja. Pomembno je tudi dvigovanje digitalnih kompetenc zaposlenih in uvajanje agilnih načinov dela, da bodo podjetja lahko v celoti izkoristila prednosti hibridnega modela. Na splošno bi lahko rekli, da smo relativno na začetku poti in da se podjetja še učijo, kako prilagoditi komunikacijo hibridnim razmeram.
Komunikacija pri delu od doma ni le to, da sestanki potekajo preko Zooma. Bi lahko opisali, kako je potrebno komunikacijo prilagoditi, da je uspešna? Imate kakšen konkreten nasvet za posameznike, ki delajo od doma in podjetja, ki takšno delovno ureditev omogočajo?
Uspešna komunikacija zahteva več kot le tehnična orodja. Posamezniki naj bodo proaktivni, naj redno komunicirajo, postavljajo vprašanja in tudi sami poiščejo jasnost. Podjetja naj oblikujejo jasna pravila glede uporabe komunikacijskih kanalov, časovne dosegljivosti in usklajevanja dela. Priporočljivo je tudi vlaganje v digitalna orodja, izobraževanje o dobrih komunikacijskih praksah, redni video sestanki z jasnim dnevnim redom ter ukrepi za uravnoteženo razmerje med delom in zasebnim življenjem. Tako hibridno delo postane priložnost za bolj povezano, jasnejšo in učinkovitejše sodelovanje.
Morda vas zanima tudi:
Meni osebno je delo od doma super saj sam pri sebi opazim da sem produktivnejši.